Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, das Onboarding vorbereitet und kurz vor der ersten Gehaltsabrechnung landet noch ein Versicherungsvertrag auf dem Tisch. Die neue Fachkraft hat bereits beim vorherigen Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen und möchte diese nun weiterführen. Was zunächst nach einem einfachen Verwaltungsfall klingt, wirft schnell mehrere Fragen auf.
Muss der neue Arbeitgeber den bestehenden Vertrag übernehmen? Kann stattdessen die eigene bAV-Lösung angeboten werden? Was passiert mit dem bisher angesparten Kapital? Gerade Unternehmen mit einem einheitlichen Versorgungskonzept sollten solche Fälle nicht spontan entscheiden. Denn aus einer unkomplizierten Ausnahme können über die Jahre viele unterschiedliche Einzelverträge werden.
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Mitgebrachte bAV bedeutet nicht automatisch mitgebrachter Vertrag
Beim Arbeitgeberwechsel verschwindet eine bestehende betriebliche Altersvorsorge nicht einfach. Bereits erworbene Versorgungsansprüche bleiben grundsätzlich bestehen. Daraus folgt jedoch nicht automatisch, dass der neue Arbeitgeber jeden bestehenden Versicherungsvertrag unverändert fortführen muss.
Gerade bei Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds sieht das Betriebsrentengesetz unter bestimmten Voraussetzungen Möglichkeiten zur Übertragung einer bestehenden Versorgung vor. Dabei ist wichtig, zwischen verschiedenen Varianten zu unterscheiden. Einerseits können sich die beteiligten Parteien auf eine Übernahme beziehungsweise Übertragung verständigen. Andererseits kann unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Anspruch darauf bestehen, den Übertragungswert auf eine Versorgung beim neuen Arbeitgeber zu übertragen.
Für den neuen Arbeitgeber ist diese Unterscheidung entscheidend. Es geht nicht zwangsläufig darum, beim bisherigen Anbieter einfach die nächsten Beiträge einzuzahlen. Stattdessen kann geprüft werden, wie sich die vorhandene Versorgung sinnvoll mit dem eigenen bAV-Konzept verbinden lässt.
Auch eine Fortführung des bisherigen Vertrags kann je nach Konstellation infrage kommen. Ob sie möglich und sinnvoll ist, hängt jedoch von mehreren Faktoren ab. Durchführungsweg, Vertragsbedingungen, bestehendes Versorgungskonzept und die konkrete Gestaltung beim neuen Arbeitgeber sollten deshalb betrachtet werden, bevor die Lohnbuchhaltung eine neue Entgeltumwandlung einrichtet.
Muss ein Arbeitgeber die bestehende bAV eines neuen Mitarbeiters übernehmen?
Ein neuer Arbeitgeber muss nicht automatisch jeden bestehenden bAV-Vertrag unverändert fortführen. Je nach Durchführungsweg und konkreter Situation können unterschiedliche Möglichkeiten bestehen, darunter die Fortführung einer bestehenden Versorgung oder die Übertragung des Übertragungswertes auf eine neue Versorgung.
Die bequemste Lösung kann langfristig die komplizierteste werden
Aus Sicht des neuen Beschäftigten ist der Wunsch nach einer unveränderten Fortführung nachvollziehbar. Der Vertrag besteht bereits, Beiträge wurden eingezahlt und der bisherige Ablauf ist bekannt. Auch für den Arbeitgeber kann es zunächst unkompliziert wirken, den bestehenden Vertrag einfach in die Lohnabrechnung aufzunehmen.
Problematisch wird dieses Vorgehen, wenn dieselbe Entscheidung immer wieder getroffen wird. Der erste neue Beschäftigte bringt Anbieter A mit, die nächste Person Anbieter B und ein Jahr später kommt ein weiterer Tarif bei Anbieter C hinzu. Gleichzeitig bestehen vielleicht noch ältere Versorgungen aus früheren Jahren. Nach einigen Einstellungen verwaltet das Unternehmen plötzlich unterschiedliche Versicherer, Tarife, Ansprechpartner und Vertragsgenerationen.
Aus einem einzelnen Altvertrag entsteht so schrittweise ein bAV-Flickenteppich.
Das muss nicht bedeuten, dass mitgebrachte Verträge grundsätzlich abgelehnt werden sollten. Bestehende Versorgungen können wertvolle Konditionen oder Rechte enthalten, die nicht vorschnell aufgegeben werden sollten. Genau deshalb braucht es eine Prüfung statt einer pauschalen Regel.
Für Unternehmen ist eine klare Grundsatzentscheidung hilfreich: Wie soll mit bereits vorhandenen Versorgungen neuer Beschäftigter umgegangen werden? Welche Verträge können in das bestehende Konzept integriert werden? Wann wird eine Übertragung geprüft? Und welche Sonderfälle benötigen eine individuelle Betrachtung?
Eine solche Linie erleichtert nicht nur die Verwaltung. Sie verhindert auch, dass vergleichbare Fälle allein davon abhängen, wer gerade in Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung darüber entscheidet.
Vier Fragen sollten vor der ersten Beitragszahlung geklärt sein
Bevor ein mitgebrachter Vertrag übernommen oder eine neue Versorgung eingerichtet wird, lohnt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme. Dabei geht es zunächst nicht darum, möglichst schnell eine Entscheidung zu treffen, sondern die Ausgangslage zu verstehen.
1. Welcher Durchführungsweg liegt vor?
Eine Direktversicherung ist anders zu behandeln als beispielsweise eine Unterstützungskasse oder Direktzusage. Die Möglichkeiten eines Arbeitgeberwechsels hängen deshalb wesentlich von der bestehenden Versorgung ab.
2. Was genau möchte die neue Arbeitskraft fortführen?
„Ich möchte meine bAV mitnehmen“ kann Unterschiedliches bedeuten. Gemeint sein kann die unveränderte Fortführung des bestehenden Vertrags, die Übertragung des vorhandenen Wertes oder lediglich der Wunsch, beim neuen Arbeitgeber weiterhin betriebliche Altersvorsorge zu betreiben.
3. Wie ist die bAV beim neuen Arbeitgeber organisiert?
Besteht bereits ein einheitliches Versorgungskonzept, sollte geprüft werden, wie sich die vorhandene Versorgung darin einordnen lässt. Gibt es definierte Anbieter, Zuschüsse oder Mitarbeitergruppen, sollten diese Regeln nicht bei jeder Neueinstellung neu erfunden werden.
4. Welche Auswirkungen hätte eine Veränderung des Altvertrags?
Ein älterer Vertrag sollte nicht allein deshalb ersetzt oder übertragen werden, weil eine neue Lösung administrativ einfacher erscheint. Garantien, Kosten, Leistungsbausteine und weitere Vertragsmerkmale können sich unterscheiden. Vor einer Veränderung gehört deshalb eine individuelle Prüfung.
Kann eine bAV zum neuen Arbeitgeber mitgenommen werden?
Eine betriebliche Altersvorsorge kann bei einem Arbeitgeberwechsel unter bestimmten Voraussetzungen übertragen oder beim neuen Arbeitgeber fortgeführt werden. Welche Möglichkeit besteht, hängt insbesondere vom Durchführungsweg, dem Vertrag und der Gestaltung der neuen Versorgung ab.
Diese vier Fragen lassen sich gut in einen festen Onboarding-Prozess integrieren. Bereits bei der Einstellung kann abgefragt werden, ob eine bestehende bAV vorhanden ist. So landet der Vertrag nicht erst nach der ersten Gehaltsabrechnung zufällig in der Personalabteilung.
Ein guter Onboarding-Prozess verhindert den späteren bAV-Flickenteppich
Je größer ein Unternehmen wird, desto wichtiger werden einheitliche Abläufe. Was bei zehn Beschäftigten noch über Zuruf funktioniert, wird bei 30 oder 50 Personen schnell unübersichtlich. Das gilt besonders für die betriebliche Altersvorsorge, weil Entscheidungen aus der Vergangenheit über viele Jahre weiterwirken können.
Ein sinnvoller Prozess beginnt deshalb schon beim Eintritt. Bestehende Versorgungen werden erfasst, geprüft und mit dem aktuellen bAV-Konzept abgeglichen. Erst danach wird entschieden, wie es weitergeht. Die Entscheidung und die zugrunde liegenden Vereinbarungen sollten anschließend nachvollziehbar dokumentiert werden.
Das hat auch für die neue Arbeitskraft Vorteile. Statt lediglich die Information zu erhalten, dass ein bestehender Vertrag „nicht geht“ oder „einfach übernommen wird“, lässt sich nachvollziehbar erklären, welche Möglichkeiten bestehen und weshalb eine bestimmte Variante gewählt wird. Die bAV wird damit zu einem normalen Bestandteil des Onboardings.
Gleichzeitig behält das Unternehmen seine Versorgungsstruktur im Griff. Einzelne Altverträge können weiterhin bestehen, wenn dafür gute Gründe sprechen. Sie entstehen dann aber bewusst und dokumentiert, nicht zufällig.
Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einzelnen Versicherungsverträgen und einem betrieblichen Versorgungskonzept. Ein Vertrag löst die Situation eines Beschäftigten. Ein Konzept sorgt dafür, dass auch der zehnte oder fünfzigste vergleichbare Fall noch strukturiert bearbeitet werden kann.
Ein Altvertrag ist kein Problem, fehlende Regeln können eines werden
Eine bereits vorhandene bAV ist zunächst etwas Positives: Die neue Arbeitskraft hat sich schon mit ihrer Altersvorsorge beschäftigt und bereits Versorgung aufgebaut. Für den neuen Arbeitgeber entsteht daraus aber eine organisatorische Entscheidung.
Der bestehende Vertrag sollte weder automatisch übernommen noch vorschnell ersetzt werden. Entscheidend ist die Prüfung, welche Möglichkeiten im konkreten Fall bestehen und wie sie zum Versorgungskonzept des Unternehmens passen.
Wer dafür einen festen Prozess schafft, verhindert, dass aus jeder Neueinstellung eine neue Sonderlösung entsteht. Das hält die bAV langfristig übersichtlich und schafft gleichzeitig einen nachvollziehbaren Umgang mit bestehenden Versorgungen.
Erst prüfen, dann in die Lohnabrechnung übernehmen
Gerade in gewachsenen Unternehmen lohnt sich ein Blick darauf, wie heute mit mitgebrachten bAV-Verträgen umgegangen wird. Häufig zeigt sich erst bei einer Bestandsaufnahme, wie viele unterschiedliche Lösungen sich über die Jahre angesammelt haben.
