Die Kündigung liegt auf dem Tisch, der letzte Arbeitstag steht fest und die Personalabteilung arbeitet ihre übliche Checkliste ab. Arbeitsmittel zurückgeben, Zugänge sperren, Resturlaub klären, letzte Gehaltsabrechnung vorbereiten. Bei einem Punkt entsteht jedoch häufig Unsicherheit: Was passiert eigentlich mit der betrieblichen Altersvorsorge?
Eine bAV endet nicht automatisch, nur weil das Arbeitsverhältnis endet. Je nach Vertragsgestaltung und weiterer beruflicher Situation kommen unterschiedliche Möglichkeiten infrage. Für Arbeitgeber ist deshalb weniger entscheidend, jede versicherungsrechtliche Einzelheit selbst zu lösen. Wichtig ist ein klarer Prozess, der Vertrag, Beiträge, Kommunikation und Zuständigkeiten rechtzeitig berücksichtigt.
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Die Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis, nicht automatisch die Altersvorsorge
Bei einer über den Arbeitgeber eingerichteten bAV sind Arbeitsverhältnis und Altersvorsorge eng miteinander verbunden. Trotzdem bedeutet der letzte Arbeitstag nicht zwangsläufig das Ende des Vorsorgevertrags. Besonders bei einer Direktversicherung bestehen grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten für den weiteren Umgang mit der Versorgung.
Ein Mitarbeiter kann beispielsweise prüfen, ob der neue Arbeitgeber die bestehende Versorgung fortführen kann. Je nach Konstellation kann auch eine Übertragung des vorhandenen Wertes auf eine Versorgung beim neuen Arbeitgeber infrage kommen. Eine weitere Möglichkeit kann darin bestehen, den Vertrag privat fortzuführen oder zunächst beitragsfrei zu stellen. Welche Variante sinnvoll und möglich ist, hängt vom konkreten Vertrag und der individuellen Situation ab.
Für Arbeitgeber ist an dieser Stelle vor allem eine saubere Trennung wichtig. Die bisherige Entgeltumwandlung über die eigene Lohnabrechnung endet mit dem Arbeitsverhältnis. Auch laufende Arbeitgeberleistungen müssen entsprechend berücksichtigt werden. Der bis dahin aufgebaute Versorgungsanspruch ist davon jedoch getrennt zu betrachten.
Gerade deshalb sollte die bAV nicht erst auffallen, wenn Wochen nach dem Ausscheiden noch eine Abbuchung erfolgt oder der ehemalige Mitarbeiter beim neuen Arbeitgeber nach seinen Vertragsunterlagen sucht.
Was passiert mit der bAV bei einer Kündigung?
Eine betriebliche Altersvorsorge endet bei einer Kündigung nicht automatisch. Je nach Vertrag kann sie beispielsweise beim neuen Arbeitgeber fortgeführt oder übertragen, privat weitergeführt oder beitragsfrei gestellt werden. Welche Möglichkeit besteht, muss für den konkreten Vertrag geprüft werden.
Neuer Arbeitgeber, bestehende bAV: Jetzt gibt es mehrere Wege
Besonders interessant wird die Situation, wenn der Mitarbeiter direkt zu einem anderen Unternehmen wechselt. Aus seiner Perspektive wäre es häufig am einfachsten, die bisherige Altersvorsorge unverändert fortzuführen. Für den neuen Arbeitgeber ist das jedoch nicht immer die sinnvollste Lösung.
Hat ein Unternehmen bereits ein eigenes bAV-Konzept, kann die Übernahme jedes mitgebrachten Altvertrags schnell zu unterschiedlichen Anbietern, Tarifen und Zuschussregelungen innerhalb der Belegschaft führen. Aus einer unkomplizierten Einzelfallentscheidung kann über die Jahre ein schwer administrierbarer Vertragsbestand entstehen.
Deshalb muss zwischen der Fortführung eines bestehenden Vertrags und der Übertragung der Versorgung auf einen neuen Vertrag unterschieden werden. Bei der Übertragung wird nicht einfach der alte Vertrag unverändert weitergeführt. Stattdessen kann unter bestimmten Voraussetzungen der vorhandene Übertragungswert in eine neue Versorgung eingebracht werden. Welche Rechte und Möglichkeiten dabei bestehen, hängt unter anderem vom Durchführungsweg und den gesetzlichen Voraussetzungen ab.
Für den bisherigen Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Er sollte dem ausscheidenden Mitarbeiter frühzeitig die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen und dafür sorgen, dass die zuständigen Ansprechpartner eingebunden werden. Die Entscheidung über die weitere Verwendung muss nicht zwischen Tür und Angel am letzten Arbeitstag fallen.
Für den neuen Arbeitgeber beginnt wiederum eine andere Prüfung: Passt die bestehende Versorgung in das eigene Konzept oder ist eine andere Lösung sinnvoller? Genau diese Frage verdient einen eigenen Blick, denn die ungeprüfte Übernahme bestehender Verträge kann langfristig unnötige Komplexität erzeugen.
Die bAV gehört auf jede gute Offboarding-Checkliste
In vielen Unternehmen ist das Offboarding inzwischen klar organisiert. IT, Schlüssel, Firmenwagen, Arbeitszeugnis und offene Urlaubstage haben feste Zuständigkeiten. Bei der betrieblichen Altersvorsorge fehlt diese Routine dagegen häufig.
Dabei lässt sich der Prozess vergleichsweise klar strukturieren. Zunächst sollte geprüft werden, welche bAV-Verträge für den ausscheidenden Mitarbeiter bestehen und welche Arbeitgeberleistungen damit verbunden sind. Anschließend müssen die relevanten Stellen über das Ende des Beschäftigungsverhältnisses informiert werden. Dazu gehören je nach Organisation beispielsweise Lohnbuchhaltung, Versicherer, Versorgungsträger oder betreuender Berater.
Ebenso wichtig ist die Kommunikation mit dem Mitarbeiter. Er sollte wissen, dass Handlungsbedarf bestehen kann und welche nächsten Schritte grundsätzlich zur Auswahl stehen. Vertragsunterlagen und Ansprechpartner sollten deshalb nicht erst Monate später zusammengesucht werden müssen.
Besonders relevant wird ein strukturierter Prozess bei Unternehmen mit regelmäßigem Personalwechsel. Was bei fünf Mitarbeitern noch über persönliche Erinnerung funktioniert, wird bei 30, 50 oder 100 Beschäftigten schnell fehleranfällig. Ein standardisierter Ablauf verhindert, dass die bAV beim Austritt anders behandelt wird als andere wichtige Personalthemen.
Eine interne Offboarding-Checkliste kann beispielsweise folgende Punkte enthalten:
- bestehende bAV-Verträge identifizieren
- Datum des Beschäftigungsendes erfassen
- Entgeltumwandlung und Arbeitgeberleistungen in der Abrechnung berücksichtigen
- zuständige Versorgungsträger beziehungsweise Ansprechpartner informieren
- Mitarbeiter über die nächsten Schritte und Ansprechpartner informieren
- notwendige Vertragsunterlagen bereitstellen
- Bearbeitung und Übergabe dokumentieren
Ein sauberer Abschied gehört zu einer guten bAV genauso wie der Start
Bei der betrieblichen Altersvorsorge wird viel über die Einführung gesprochen. Mitarbeiter werden informiert, Verträge eingerichtet, Arbeitgeberzuschüsse definiert und Prozesse mit der Lohnbuchhaltung abgestimmt. Doch eine professionelle bAV-Struktur muss nicht nur beim Eintritt eines Mitarbeiters funktionieren. Sie muss auch dessen Austritt abbilden können.
Das ist nicht allein eine administrative Frage. Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, nimmt seine Erfahrungen mit dem Arbeitgeber mit. Wenn zum Abschied niemand erklären kann, was mit seiner Altersvorsorge passiert, passt das schlecht zu einem Benefit, der zuvor als langfristige Unterstützung kommuniziert wurde. Ein klarer Prozess vermittelt dagegen auch in dieser Situation Professionalität.
Gleichzeitig bietet ein geregeltes Offboarding dem Unternehmen die Möglichkeit, den eigenen Vertragsbestand sauber zu halten. Ausgeschiedene Mitarbeiter werden eindeutig erfasst, laufende Arbeitgeberleistungen beendet und offene Vorgänge dokumentiert. Gerade bei wachsenden Unternehmen verhindert das, dass aus vielen kleinen Einzelfällen mit der Zeit ein unübersichtlicher bAV-Bestand entsteht.
Die Kündigung eines Mitarbeiters ist deshalb nicht das Ende des Themas betriebliche Altersvorsorge. Sie ist lediglich der Übergang in die nächste Phase. Für den Mitarbeiter stellt sich die Frage, wie seine bisher aufgebaute Vorsorge weitergeführt werden soll. Für den Arbeitgeber geht es darum, diesen Übergang organisatorisch sauber abzuschließen.
Wenn der letzte Arbeitstag nicht das letzte Kapitel ist
Eine gute betriebliche Altersvorsorge begleitet nicht nur die Jahre, in denen ein Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist. Auch beim Arbeitgeberwechsel sollte klar sein, was mit dem Vertrag geschieht und wer sich um die nächsten Schritte kümmert.
Genau deshalb lohnt es sich, die bAV fest in den Offboarding-Prozess aufzunehmen. Wenige klar definierte Schritte können verhindern, dass Verträge, Beiträge oder Zuständigkeiten nach dem Ausscheiden ungeklärt bleiben. Gleichzeitig erhält der Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Vorsorge bewusst weiterzuentwickeln.
Vom Einzelfall zum klaren Prozess
Bestehen bereits mehrere bAV-Verträge im Unternehmen, lohnt sich ein Blick darauf, wie Eintritte, Veränderungen und Austritte heute organisiert sind. Oft zeigt sich erst bei einem Mitarbeiterwechsel, wo Zuständigkeiten oder Abläufe noch nicht eindeutig geregelt sind.
