Im Unternehmen wird Elternzeit angekündigt. Die Übergabe wird organisiert, Vertretungen werden geplant und die Lohnbuchhaltung erhält alle notwendigen Informationen. Die betriebliche Altersvorsorge läuft seit Jahren über eine monatliche Entgeltumwandlung. Doch was passiert damit, wenn während der Elternzeit kein laufendes Arbeitsentgelt mehr vom Arbeitgeber gezahlt wird?
Genau solche Situationen zeigen, warum eine bAV nicht nur bei ihrer Einführung betrachtet werden sollte. Das Arbeitsverhältnis besteht während der Elternzeit grundsätzlich weiter, die finanzielle Grundlage der bisherigen Entgeltumwandlung kann sich jedoch verändern. Arbeitgeber sollten deshalb frühzeitig klären, wie mit dem bestehenden Vertrag umgegangen wird und was nach der Rückkehr passieren soll.
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Ohne laufendes Entgelt kann die Entgeltumwandlung nicht einfach weiterlaufen
Das Grundprinzip der Entgeltumwandlung steckt bereits im Namen: Ein Teil künftiger Entgeltansprüche wird für die betriebliche Altersvorsorge verwendet. Wird während der Elternzeit kein entsprechendes Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber gezahlt, fehlt damit die Grundlage für die bisherige Entgeltumwandlung.
Das bedeutet allerdings nicht, dass die bestehende Altersvorsorge automatisch beendet wird. Das Betriebsrentengesetz berücksichtigt Situationen, in denen das Arbeitsverhältnis fortbesteht, aber kein Entgelt gezahlt wird. Beschäftigte haben in diesem Fall grundsätzlich die Möglichkeit, eine entsprechende Versicherung oder Versorgung mit eigenen Beiträgen fortzusetzen.
Daneben kann je nach konkreter Versorgung auch eine vorübergehende Beitragsfreistellung infrage kommen. Welche Auswirkungen eine Unterbrechung hat und welche vertraglichen Möglichkeiten bestehen, sollte für den jeweiligen Vertrag geprüft werden. Gerade zusätzliche Bausteine oder vereinbarte Leistungen können dabei eine Rolle spielen.
Für Arbeitgeber ergibt sich daraus ein wichtiger organisatorischer Punkt: Elternzeit sollte bei einer bestehenden bAV nicht lediglich als Abwesenheit in der Personalakte behandelt werden. Vor Beginn sollte geklärt werden, wie der Vertrag während dieser Phase behandelt wird und welche Informationen die betroffene Person benötigt.
Was passiert mit der bAV während der Elternzeit?
Besteht während der Elternzeit kein laufendes Arbeitsentgelt, kann eine bisher daraus finanzierte Entgeltumwandlung nicht unverändert fortgesetzt werden. Der Vertrag endet deshalb aber nicht automatisch. Je nach Versorgung kommen beispielsweise eine Fortführung mit eigenen Beiträgen oder eine vorübergehende Beitragsfreistellung infrage.
Beitragsfrei stellen oder selbst weiterzahlen: Die Möglichkeiten sollten bekannt sein
In der Praxis stellt sich damit die Frage, ob die Altersvorsorge während der Elternzeit weiter finanziert werden soll. Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Vertragsgestaltung, Dauer der Elternzeit und persönliche finanzielle Situation können die Entscheidung beeinflussen.
Eine Möglichkeit ist die Fortführung mit eigenen Beiträgen. Das Betriebsrentengesetz räumt Beschäftigten bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis ohne Entgelt grundsätzlich ein entsprechendes Recht ein. Anders als bei der bisherigen Entgeltumwandlung stammen die Beiträge dann allerdings nicht aus einem laufenden Bruttogehalt des Arbeitgebers. Die bisherige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Systematik der Entgeltumwandlung lässt sich deshalb nicht einfach auf diese Phase übertragen.
Alternativ kann je nach Vertrag eine Beitragsfreistellung gewählt werden. Dann werden vorübergehend keine neuen Beiträge eingezahlt, während die bereits aufgebaute Versorgung grundsätzlich bestehen bleibt. Eine solche Unterbrechung kann jedoch Auswirkungen auf die spätere Leistung oder weitere eingeschlossene Absicherungen haben. Deshalb sollte eine Beitragsfreistellung nicht allein als administrativer Vorgang betrachtet werden.
Auch Arbeitgeberleistungen verdienen einen eigenen Blick. Ein gesetzlicher Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung knüpft grundsätzlich an tatsächlich umgewandeltes Entgelt und eine entsprechende Sozialversicherungsersparnis an. Freiwillige, zusätzlich vom Arbeitgeber finanzierte Beiträge können dagegen auf einer anderen Grundlage beruhen. Ob und in welchem Umfang sie während einer entgeltfreien Elternzeit weitergezahlt werden, hängt von der konkreten Versorgungsregelung ab.
Gerade deshalb sind klare Regeln wertvoll. Wenn erst beim ersten Elternzeitfall darüber diskutiert wird, ob freiwillige Arbeitgeberleistungen weiterlaufen, entsteht unnötige Unsicherheit. Eine gute Versorgungsstruktur sollte solche wiederkehrenden Lebenssituationen möglichst bereits berücksichtigen.
Kann eine bAV während der Elternzeit privat weitergezahlt werden?
Bei einem fortbestehenden Arbeitsverhältnis ohne laufendes Entgelt kann die Versorgung grundsätzlich mit eigenen Beiträgen fortgesetzt werden. Ob und wie dies praktisch umgesetzt wird, hängt vom jeweiligen Durchführungsweg und Vertrag ab. Auch die finanziellen Auswirkungen sollten vor einer Entscheidung betrachtet werden.
Teilzeit in Elternzeit verändert die Ausgangslage erneut
Nicht jede Elternzeit bedeutet, dass über Monate überhaupt kein Arbeitsentgelt gezahlt wird. Wird während der Elternzeit in Teilzeit gearbeitet, besteht wieder laufendes Entgelt. Damit verändert sich auch die Ausgangslage für die betriebliche Altersvorsorge.
In solchen Fällen sollte geprüft werden, ob und in welcher Höhe die bisherige Entgeltumwandlung fortgesetzt werden kann. Ein Beitrag, der bei einem Vollzeitgehalt problemlos in die persönliche Finanzplanung passte, kann bei reduziertem Einkommen anders bewertet werden. Auch Arbeitgeberzuschüsse und freiwillige Leistungen müssen entsprechend der bestehenden Regelungen betrachtet werden.
Diese Situation zeigt, weshalb starre Prozesse bei der bAV schnell an Grenzen kommen. Elternzeit ist nicht automatisch ein einheitlicher Status. Beschäftigte können zunächst vollständig aussetzen, später während der Elternzeit in Teilzeit arbeiten und anschließend wieder ihre ursprüngliche Arbeitszeit aufnehmen. Die bAV sollte diese Veränderungen organisatorisch nachvollziehen können.
Besonders wichtig ist deshalb die Rückkehr. Wird nach der Elternzeit wieder reguläres Arbeitsentgelt gezahlt, sollte die bestehende Versorgung nicht einfach in Vergessenheit geraten. Es muss geklärt werden, ob und in welchem Umfang die Entgeltumwandlung wieder aufgenommen werden soll und welche Abstimmungen dafür erforderlich sind.
Damit wird die Rückkehr aus der Elternzeit auch zu einem sinnvollen Zeitpunkt für einen kurzen bAV-Check. Hat sich das Gehalt verändert? Wird künftig in Teilzeit gearbeitet? Passt der bisherige Vorsorgebeitrag noch zur neuen Situation? Solche Fragen lassen sich deutlich einfacher beantworten, wenn sie fester Bestandteil des Rückkehrprozesses sind.
Gute bAV-Prozesse berücksichtigen auch Veränderungen im Leben
Bei der Einführung einer betrieblichen Altersvorsorge stehen meist andere Fragen im Vordergrund. Wie hoch soll der Arbeitgeberzuschuss sein? Welche Beschäftigten nehmen teil? Wie wird die Entgeltumwandlung eingerichtet? Wer übernimmt Beratung und Betreuung? Diese Entscheidungen sind wichtig, bilden aber nur den Beginn eines teilweise jahrzehntelangen Prozesses.
Während eines langen Arbeitsverhältnisses kann sich die persönliche und berufliche Situation mehrfach verändern. Elternzeit ist dafür ein gutes Beispiel. Hinzu kommen Teilzeit, längere Krankheit, Gehaltsveränderungen, berufliche Auszeiten oder schließlich ein Arbeitgeberwechsel. Eine dauerhaft funktionierende bAV braucht deshalb Abläufe für Veränderungen und nicht nur für den Vertragsabschluss.
Für die Elternzeit lässt sich daraus ein einfacher Prozess ableiten. Vor Beginn wird geprüft, welche Versorgung besteht und wie sie aktuell finanziert wird. Die betroffene Person erhält Informationen zu den grundsätzlich bestehenden Möglichkeiten. Änderungen werden mit den zuständigen Stellen abgestimmt und dokumentiert. Bei Aufnahme einer Teilzeittätigkeit oder vor der Rückkehr wird die bAV erneut betrachtet.
So wird aus einem vermeintlichen Sonderfall ein normaler Personalprozess. Für Arbeitgeber hat das einen zusätzlichen Vorteil: Die bAV bleibt auch in einer Lebensphase verständlich, in der ohnehin zahlreiche organisatorische und finanzielle Entscheidungen getroffen werden müssen. Ein Benefit, der langfristige Vorsorge verspricht, sollte gerade bei solchen Veränderungen nicht plötzlich ungeklärt sein.
Elternzeit sollte die Vorsorge nicht aus dem Blick verschwinden lassen
Eine Elternzeit beendet weder das Arbeitsverhältnis noch automatisch die bereits aufgebaute betriebliche Altersvorsorge. Sie kann aber die Finanzierung verändern. Fehlt laufendes Entgelt, kann die bisherige Entgeltumwandlung nicht einfach unverändert fortgeführt werden. Eigene Beiträge oder eine Beitragsfreistellung können je nach Versorgung mögliche Wege sein.
Für Unternehmen liegt die eigentliche Aufgabe deshalb weniger darin, für alle Beschäftigten dieselbe Lösung vorzugeben. Entscheidend ist ein verlässlicher Prozess. Betroffene sollten rechtzeitig wissen, dass ihre bAV betrachtet werden muss, welche Möglichkeiten grundsätzlich bestehen und an wen sie sich wenden können.
Spätestens bei der Rückkehr sollte die Versorgung erneut auf der Agenda stehen. So wird verhindert, dass eine ursprünglich sinnvoll eingerichtete bAV nach zwölf oder 24 Monaten Elternzeit schlicht vergessen wird.
Wenn sich das Leben verändert, sollte die bAV mitgedacht werden
Elternzeit ist nur eine von mehreren Situationen, in denen bestehende bAV-Verträge überprüft werden sollten. Gerade bei größeren oder wachsenden Belegschaften lohnt es sich deshalb, klare Abläufe für Elternzeit, Teilzeit, längere Abwesenheiten, Eintritte und Austritte festzulegen.
